Se existe um par de tempos verbais que confunde muitos brasileiros que estudam inglês, é esse, e isso não acontece por acaso: o português não tem uma distinção gramatical direta equivalente. "Eu já fui a Paris" pode virar tanto "I have been to Paris" quanto, dependendo do contexto, uma frase no passado simples, o que deixa você sem uma regra de tradução automática para aplicar. O resultado costuma ser um de dois extremos: usar Simple Past para tudo ou usar Present Perfect em excesso, na tentativa de "soar mais avançado".
A diferença não é de tempo, é de conexão com o presente
Entender esse ponto resolve a maior parte da confusão. O Simple Past descreve uma ação terminada, num momento específico e fechado do passado, que parece distante de agora. Já o Present Perfect descreve uma ação passada que ainda tem relevância, conexão ou efeito no momento presente. A pergunta que você deveria se fazer não é "quando isso aconteceu", e sim "isso ainda importa agora, de algum jeito?".
"I lost my keys" (Simple Past) é só um fato sobre o passado. "I have lost my keys" (Present Perfect) carrega a implicação de que você ainda está sem as chaves agora, ou seja, o problema continua.
Os sinais que ajudam a escolher (com cautela)
Algumas palavras costumam acompanhar cada tempo verbal e servem como pista, embora não funcionem como regra absoluta:
Present Perfect: already, just, yet, since, for, ever, never, so far. Indicam um período que ainda não se fechou, ou uma experiência sem hora marcada.
Simple Past: yesterday, last week, in 2020, two days ago, when I was a child. Indicam um momento específico e encerrado no passado.
O cuidado aqui é lembrar que essas palavras ajudam, mas quem decide de fato é a lógica de conexão com o presente, e não a palavra sozinha.
Exemplos lado a lado
I have lived in Rio for 10 years. (Ainda moro lá, então a ação continua relevante agora.)
I lived in Rio for 10 years. (Não moro mais lá; é um período fechado, no passado.)
I have already eaten. (Por isso não estou com fome agora: há relevância no presente.)
I ate at 2pm. (Só um fato sobre quando comi, sem ligação implícita com o momento atual.)
Have you ever been to Japan? (Pergunta sobre experiência de vida, sem hora marcada.)
Did you go to Japan last year? (Pergunta sobre um evento específico, num momento definido.)
Antes de escolher o tempo verbal, pergunte: "isso ainda tem efeito agora?" Se sim, Present Perfect. Se é só um fato fechado do passado, Simple Past.
Como fixar isso de verdade
Uma regra bem explicada resolve o entendimento, mas não cria automatismo. O que fixa esse tempo verbal é a prática de produção repetida, ou seja, falar e escrever frases reais, no seu próprio contexto, até que a escolha deixe de exigir que você pense na regra. Esse processo pede algumas semanas de prática guiada, e não se resolve com uma explicação só.